Modelo de lista de presença em Word para baixar

O que é e quando usar

Use quando precisar provar depois quem estava presente: para emitir certificado, contar carga horária, anexar a uma ata ou prestar contas de um treinamento. As linhas são altas o bastante para assinar à mão com folga.

A lista coleta dados pessoais, então peça só o que vai usar. A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) pede que o uso tenha finalidade específica e informada à pessoa (art. 6º, I) e que se limite ao mínimo necessário (art. 6º, III). Por isso a terceira coluna tem título editável e o pé da folha diz para que os dados servem.

Como preencher

1. Preencha o quadro do evento antes de imprimir, para cada folha sair identificada.
2. Troque o título da terceira coluna pelo dado de que você precisa de fato: matrícula para aula, cargo para reunião interna, últimos dígitos do documento para certificado. Se não precisar de nenhum, troque por Setor ou Turma.
3. Escreva no pé da folha a finalidade real (registrar presença, emitir certificado, comprovar carga horária) e o nome da organização.
4. Para eventos maiores, imprima várias cópias e numere no pé: Folha 1 de 3, Folha 2 de 3.
5. Guarde as folhas assinadas junto da ata ou do relatório do evento, em local de acesso restrito, e descarte quando não forem mais necessárias.

Campos do modelo

Dicas de Word para este modelo

• Para mais linhas, clique na última célula da tabela e pressione Tab. Se passar de uma folha, a linha de títulos se repete no alto da folha seguinte.
• Para lista on-line ou em tela, apague a coluna Assinatura e use a lista como controle de chamada.
• Antes de imprimir, confira na visualização de impressão se a tabela inteira coube na folha.

Passo a passo relacionado: Como salvar um documento do Word em PDF.

Abrir no Google Docs ou LibreOffice

No Google Docs e no LibreOffice Writer a tabela abre com as mesmas colunas. Se a fonte for trocada na abertura, confira se as 21 linhas continuam numa folha só; se não couberem, apague uma ou duas.

O passo a passo geral, com os cuidados de fonte e de campos, está em como abrir e editar os modelos no Word, no Google Docs e no LibreOffice.

Perguntas frequentes

Posso pedir CPF na lista de presença?

Só se você realmente for usar, por exemplo para emitir certificado com CPF. A LGPD pede que a coleta se limite ao necessário para a finalidade (art. 6º, III).

Quantas pessoas cabem em uma folha?

21 linhas. Para um grupo maior, imprima mais folhas e numere cada uma no pé.

Serve para chamada de alunos durante o mês?

Serve com um ajuste: troque Data e horário pelo período (semana ou mês) e divida a coluna Assinatura em colunas menores, uma para cada data de aula, marcando P ou F.

Lista de presença precisa de assinatura?

Não há uma regra geral. A assinatura ajuda a provar a presença; se o controle for só interno, o nome basta.

Por quanto tempo guardo a lista?

Pelo tempo de que a finalidade precisar, como a emissão dos certificados ou a prestação de contas. Depois disso, descarte de forma segura.