Modelo de ata de reunião em Word para baixar

O que é e quando usar

Serve para reunião de equipe, de diretoria, de condomínio, de associação, de conselho escolar ou de grupo de trabalho. Não existe uma lei única que diga o formato de toda ata: o que se vê na prática é um conjunto de informações que permite a qualquer pessoa, meses depois, saber quem estava presente, o que foi decidido e quem ficou de fazer o quê. O modelo segue essa lógica.

Para assembleias de condomínio, de sociedade ou de associação, a convenção, o contrato social ou o estatuto costumam definir quem convoca, quem assina e se a ata precisa ser registrada. Nesses casos, o documento do grupo vale mais que o modelo.

Como preencher

1. Antes da reunião, copie a pauta da convocação para a lista numerada e os nomes esperados para o quadro de participantes.
2. Durante a reunião, anote em tópicos e escreva o texto corrido logo depois, enquanto a memória está fresca.
3. Em cada item, separe o que foi discutido do que foi decidido. A deliberação é a parte que as pessoas vão procurar depois.
4. Quando houver votação, registre o placar (a favor, contra, abstenções) e, se alguém pedir, o voto contrário com o nome.
5. Transforme cada decisão em uma linha do quadro de encaminhamentos, com um nome e uma data, nunca só o nome do setor.
6. Mande a ata para os participantes conferirem e só então colha as assinaturas. Se a aprovação for na reunião seguinte, registre isso na próxima ata.

Campos do modelo

Dicas de Word para este modelo

• Para incluir mais um participante ou encaminhamento, clique na última célula do quadro e pressione Tab: o Word cria uma linha igual.
• Para mais itens de pauta, copie o bloco de um item (título, discussão e deliberação) e cole abaixo. O título usa o estilo Título 2, então aparece no Painel de Navegação.
• Salve uma cópia em PDF para enviar aos participantes. Assim ninguém altera o texto sem querer.

Passo a passo relacionado: Como salvar um documento do Word em PDF; Como numerar páginas no Word (inclusive a partir da 3ª).

Abrir no Google Docs ou LibreOffice

No Google Docs a ata funciona bem para escrever a várias mãos durante a reunião: suba o .docx no Drive e compartilhe com quem vai secretariar. No LibreOffice Writer os quadros e a lista numerada abrem do mesmo jeito.

O passo a passo geral, com os cuidados de fonte e de campos, está em como abrir e editar os modelos no Word, no Google Docs e no LibreOffice.

Perguntas frequentes

Quem deve escrever a ata?

Quem foi escolhido para secretariar a reunião. Se o estatuto ou a convenção indicar alguém, como o secretário da diretoria, vale o que está escrito lá.

A ata precisa de assinatura de todos os presentes?

Depende da regra do grupo. Se não houver regra, uma saída prática é a ata assinada por quem conduziu e por quem redigiu, com a lista de presença assinada guardada junto.

Posso fazer a ata de uma reunião on-line?

Pode. Escreva a plataforma no campo Local e marque quem participou on-line no quadro de presença.

O que faço se alguém discordar do texto da ata?

Corrija antes de assinar, se todos concordarem com a correção. Se a divergência continuar, registre a observação da pessoa no próprio texto ou na ata seguinte.

Ata e relatório são a mesma coisa?

Não. A ata registra uma reunião específica; o relatório resume o trabalho de um período ou de um projeto.