Modelo de ficha de cadastro em Word (.docx) para baixar

Redação Word na prática Atualizado em 21 de outubro de 2026 Grupo: Empresa e escritório

O que é e quando usar

Use em loja, escola, consultório, academia, ONG ou qualquer lugar que atende pessoas e precisa voltar a falar com elas. A ficha foi feita para imprimir e preencher à mão ou para preencher no computador e salvar em PDF.

Ela segue a ideia da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) de pedir só o que serve para uma finalidade definida e de dizer à pessoa para que os dados serão usados. Mas é um formulário, não um programa de proteção de dados: a ficha não substitui a política de privacidade da organização nem resolve, sozinha, a base legal de cada uso.

Dados pessoais: colete só o necessário e guarde com cuidado

A LGPD exige que o tratamento de dados tenha propósito legítimo, específico e informado à pessoa (art. 6º, I) e que se limite ao mínimo necessário (art. 6º, III). Todo tratamento precisa se apoiar em uma das hipóteses do art. 7º, como o consentimento, o cumprimento de obrigação legal ou a execução de contrato a pedido da pessoa. Quando o consentimento é dado por escrito, ele deve vir em cláusula destacada e para finalidades determinadas (art. 8º, §§ 1º e 4º), por isso a autorização de comunicações está separada e em negrito.

Dado de saúde é dado sensível (art. 5º, II) e tem regras mais estritas (art. 11); dado de criança exige consentimento específico e em destaque de pelo menos um dos pais ou do responsável (art. 14, § 1º). A lei também pede medidas de segurança contra acesso não autorizado e perda (art. 46) e garante à pessoa acesso, correção e eliminação de dados desnecessários (art. 18). Este modelo não substitui política de privacidade nem orientação jurídica.

Como preencher

Antes de imprimir, apague as linhas de que você não precisa. Se não há motivo para guardar documento de identidade ou data de nascimento, tire os campos.
Troque os campos específicos pelo que o seu cadastro exige, como curso e turma na escola ou disponibilidade de horário no voluntariado.
No termo, escreva a finalidade concreta, o tempo de guarda e o contato para pedidos sobre os dados. Frases genéricas como para fins diversos não servem.
Deixe a autorização de comunicações como opcional e separada: a pessoa marca se quiser.
Para menor de idade, preencha os dados do responsável legal e colha a assinatura dele.
Guarde as fichas em armário trancado ou em pasta com acesso restrito e elimine as que não forem mais necessárias.

Campos do modelo

Campo	O que colocar
Tipo de cadastro	Cliente, aluno, paciente, voluntário ou outro. Ajuda a separar fichas com finalidades diferentes.
Contato de emergência	Útil em academia, escola ou atividade com risco; se não for o seu caso, apague.
Finalidade e prazo de guarda	Para que os dados servem e por quanto tempo ficam guardados, escritos no termo antes da assinatura.
Responsável legal	Nome e CPF de pai, mãe ou responsável quando a pessoa cadastrada é menor de idade.

Dicas de Word para este modelo

As linhas Nome completo e Rua, número e complemento ocupam a largura toda do quadro porque as células foram mescladas. Faça o mesmo em outra linha, se precisar de um campo mais largo.
Para usar a ficha no computador, preencha e salve em PDF com o nome da pessoa no arquivo; não deixe as fichas soltas na área de trabalho.
Para tirar o fundo amarelo dos trechos preenchidos, selecione e pressione Ctrl+Barra de espaços (no Windows).

Passo a passo relacionado: Como salvar um documento do Word em PDF.

Abrir no Google Docs ou LibreOffice

No Google Docs e no LibreOffice Writer os quadros e as células juntadas abrem iguais. Se o cadastro for feito por formulário on-line, use esta ficha só como roteiro dos campos e leve o mesmo texto de uso dos dados para o formulário.

O passo a passo geral, com os cuidados de fonte e de campos, está em como abrir e editar os modelos no Word, no Google Docs e no LibreOffice.

Perguntas frequentes

Preciso pedir CPF e RG?

Só se houver uma razão: emitir nota fiscal, contrato ou certificado, por exemplo. A LGPD pede que a coleta se limite ao necessário (art. 6º, III); se não houver motivo, apague os campos.

O termo da ficha vale como consentimento?

Ele informa a finalidade e dá ciência. Se o uso dos dados depender de consentimento, ele precisa ser destacado e para finalidade determinada (art. 8º); em outros casos a base é outra hipótese do art. 7º, como a execução de um contrato.

Posso usar a ficha para cadastrar pacientes?

Pode como base, mas dado de saúde é sensível pela LGPD (art. 5º, II), com regras próprias (art. 11). Conselhos profissionais da área podem ter exigências sobre prontuário; confira as do seu.

A pessoa pode pedir para apagar o cadastro?

A LGPD garante, entre outros direitos, acesso, correção e eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade com a lei (art. 18). Deixe no termo um contato para esses pedidos.

Modelo de ficha de cadastro em Word para baixar

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