Como salvar um documento do Word em PDF

Para salvar um documento do Word em PDF no Windows, vá em Arquivo > Salvar uma cópia (ou Salvar como), escolha PDF na lista de tipos e clique em Salvar. O Word gera o PDF sem programa extra e o documento .docx continua do jeito que estava. No Mac e no Word para a web os nomes mudam um pouco, como mostra a tabela abaixo.

Com o documento aberto, clique em Arquivo.
Escolha Salvar uma cópia (arquivo já salvo antes) ou Salvar como (arquivo novo).
Clique em Procurar e escolha a pasta.
Na lista de tipos de arquivo, selecione PDF.
Clique em Salvar.

Outro caminho no Windows é Arquivo > Exportar > Criar Documento PDF/XPS, que abre a mesma janela com o botão Publicar. Os passos estão na página da Microsoft sobre salvar em PDF.

Como salvar em PDF no Mac e no Word para a web?

Onde	Caminho	Detalhe
Word para Windows	Arquivo > Salvar uma cópia ou Salvar como > tipo PDF > Salvar	Opções extras em Mais opções > Opções
Word para Mac	Arquivo > Salvar como > Formato de arquivo: PDF > Exportar	Arquivo > Compartilhar > Enviar PDF anexa o PDF a um e-mail
Word para a web	Arquivo > Exportar > Baixar como PDF	Há também Baixar como PDF com comentários

No Mac, a Microsoft recomenda dar ao PDF um nome diferente do documento. Assim você fica com dois arquivos: o do Word, que continua editável, e o PDF para enviar.

Quais opções valem a pena antes de salvar?

No Windows, depois de escolher PDF, clique em Mais opções e em Opções. Algumas escolhas resolvem problemas comuns:

Intervalo de páginas: gera o PDF só de algumas páginas, útil para mandar um capítulo.
Criar indicadores usando Cabeçalhos: transforma os títulos do documento em marcadores clicáveis no PDF. Só funciona se os títulos tiverem estilo de título, o mesmo requisito do sumário automático.
Documento mostrando marcação: inclui no PDF as alterações controladas e comentários. Desmarque para enviar a versão limpa.
Marcas estruturais do documento para acessibilidade: facilita a leitura por leitores de tela.
Compatível com ISO 19005-1 (PDF/A): padrão de arquivamento, para o documento manter a mesma aparência quando for aberto mais tarde em outro computador.
Criptografar o documento com uma senha: só quem tiver a senha abre o PDF.

Na lista de qualidade, a Microsoft indica Standard para impressão e Tamanho mínimo quando o tamanho do arquivo importa mais.

Se não funcionou

Não acho a opção PDF: no Mac ela fica no campo Formato de arquivo; no Word para a web o PDF sai por Arquivo > Exportar, não por Salvar como.
O sumário ou a numeração saíram errados no PDF: o PDF copia o que está na tela. Atualize o sumário e confira a numeração das páginas antes de salvar.
A fonte mudou no PDF: nas opções, a caixa de texto em bitmap quando as fontes não puderem ser incorporadas faz o PDF manter a aparência mesmo com fontes que não podem ser embutidas.
Os comentários apareceram no PDF: nas opções, escolha Documento em vez de Documento mostrando marcação.
O destinatário conseguiu editar o PDF: isso é possível. A Microsoft lembra que o próprio Word abre e edita PDFs, então o formato sozinho não impede alterações.

Antes de exportar um documento formal, vale conferir se ele está bem montado: os modelos de documento já vêm com margens, estilos e campos prontos, o que deixa o PDF final mais limpo.

Perguntas frequentes

Converter Word em PDF é grátis?

No Word instalado e no Word para a web, sim: salvar em PDF é um recurso do próprio programa, sem custo extra nem site intermediário.

O documento .docx some depois de salvar em PDF?

No Windows, com Salvar uma cópia, não: o PDF é um arquivo a mais. No Mac, use um nome diferente para não substituir o documento.

Como voltar o PDF para Word?

Abra o PDF pelo Word, que converte para um documento editável. Veja como converter PDF em Word e os limites dessa conversão.

Dá para mandar o PDF por e-mail direto do Word?

No Mac, sim, em Arquivo > Compartilhar > Enviar PDF. O Word cria o PDF e já anexa a uma mensagem nova.